Nacka kommune best på digitalisering


Med en tydelig visjon for den digitale innbygger, velger Nacka kommune ulike driftspartnere for å muliggjøre kommende vekst. Les pressemeldingen som ble sendt ut da Nacka kommune valgte Orange Business Services her.

Nacka kommune er en av Sveriges største vekstkommuner, der innbyggertallet innen 15 år kommer til å dobles fra 100 000 til 200 000. Med en såpass stor vekst øker også kravet til velfungerende kommuneservice, der IT er et avgjørende hjelpemiddel i ekspansjonen. Nacka kommune har derfor en tydelig visjon og digitaliseringsagenda, der målet er å ligge som en av landets ti ledende kommuner innen digitalisering. Med et såpass tydelig mål, tør Nacka kommune å utfordre leverandører og velge nye veier, deriblant gjennom en multisourcing-strategi.

IT-støtte som muliggjør ekspansjon

Mats Bohman, administrerende direktør, er sammen med kommunens digitaliseringssjef, Lotta Nordström arkitektene bak kommunens nye multisourcingavtale.

Mats Bohman forklarer: «Vi har en visjon: åpenhet, mangfold og å være best på å være kommune. Det er behov for gode støttefunksjoner, og der er IT-støtte viktig. I løpet av de neste ti årene får vi tunnelbane hit og dermed smidigere kollektivtrafikk, som får fart på boligutbyggingen. I takt med økende tilflytning øker også behovet for kommunal velferdsservice, der de bakomliggende IT-funksjonene er helt avgjørende for at den kommunale virksomheten skal fungere».

Innovasjon som drivkraft

Frem til i dag har Nacka kommune hatt to store leverandører for IT-drift. Med denne løsningen opplevde kommunen at det bremset dem fra å være fleksible og innovative. Derfor ble det viktigste spørsmålet når de skulle gjøre nyanskaffelse «hvordan får vi inn innovasjon og forbedring når vi kjøper en tjeneste, uten at det hele tiden skal anskaffes og betales for nye tjenester?».

Nacka kommunes anbudsspørsmål kom fra forstudie og markedsundersøkelse, som bekreftet kommunens antakelse om at multisourcing var rette veien å gå. Med en multisourcingstrategi kan man som bestiller velge de beste leverandørene for respektive områder – som klient, nettverk og IT-drift. Kommuneledelsen brukte omkring to år på å vurdere hvordan Nacka kommune skulle designe den langsiktige løsningen.

«Vi har også latt dialogen med potensielle leverandører ta den tiden det trengte. Jeg tror mange haster gjennom en beslutning for raskt. Del dine ønsker og ta del av leverandørens kunnskap. Det handler i det store og hele mye om å få til et godt samarbeid mellom kunde og leverandør.»

Samarbeid og oppfølging for å lykkes

Før anbudet ble enda en undersøkelse gjennomført, som pekte på at kommunens største utfordring er å følge opp, og styre leveransen, og fremfor alt fra være en god bestiller. Med flere leverandører som skal bidra sammen, øker kravet til at Nacka kommune skal styre dem, både for at de hver for seg skal levere – men også i samarbeid med andre ha rett forutsetning for å levere det som avtales.

Kommunen kommer også til å ha et samarbeidsprosjekt med Handelshøyskolen for å følge opp konsekvensene og utfallet av deres valg av strategi rundt anskaffelsen. Det to år lange prosjektet kommer til å ha effekt på kommunens innovasjon, fleksibilitet og effektivitet. Nacka kommune kommer også til å få hjelp av en ekstern leverandør som følger prosessen og gir løpende vurderinger.

Fem leverandører

Kommunen har gjennomført anskaffelsen i ulike deler. Avslutningsvis valgte Nacka fem ulike leverandører, der Orange Business Services drifter de sentrale og virksomhetskritiske IT- og virksomhetssystemene.

«Jeg opplever Orange Business Services som en kompetent og profilert leverandør nettopp på å drifte virksomhetskritiske systemer, gjennom å se til at de fungerer, samt sette de opp på best mulig måte. De kan sin business og forsøker ikke å være en helhetsleverandør. De er en nisjebedrift, som gir dem spisskompetanse, og det var det vi etterspurte. Orange Business Services vant anbudet fordi de sammensatt har best kvalitet til best pris».

Gjør hjemmeleksene før anskaffelse

Mats Bohmans viktigste tips til andre kommuner er å sørge for å kartlegge leverandørmarkedet og hvordan det kan matche kundens behov. «Start dialogen tidlig, for leverandørene har god oversikt over hva som skjer innen IT. Hjemmeleksen bør gjøres før anskaffelse, slik at man vet nøyaktig hva som skal anskaffes. Deretter, når det blir en reell situasjon og dere inngår en kontrakt, er alt selvsagt konfidensielt.»

Lotta Nordström om multisourcing-strategien:

«I dag tilbyr ikke Nacka kommune mange nok av sine tjenester digitalt, og det kommer vi til å endre på. Sverige har et sterkt kommunalt selvstyre, men det ligger en del tung arv» i gamle 1:a generasjonens IT-avtale, som bidrar til at Sverige har saknet akterut i motsetning til resten av Europa når det gjelder digitalisering. Vi i Nacka kommune er gjerne involvert i å øke digitaliseringstempoet. Vi vil ikke ha leverandører som sitter på gamle investeringer som vi senere trenger hjelp til å betale. Nå er vi 2:a generasjonens IT-avtale (outsourcing), der vi ser at «leverandørstyring» i kommunene er en sterk trend. Prosjektledere, kundeansvarlige og andre er nå ansatt i kommunen og kan foreta direkte dialog med leverandørene. Vi sparer penger selv om vi har behov for flere ansatte og flere interne ressurser, ettersom det gir oss kortere ledetid og minimerer tregheten i systemet».

Lotta fortsetter: «Istedenfor å ha en aktør som «kan litt om alt», kommer vi nå til å samarbeide med selskaper som er eksperter innen sitt respektive område. Denne gangen er vi mer modne som kunder og vet mye mer om hvordan vi vil ha det. Vi er fullt klar over at når vi nå går inn i dette, så må vi være dyktige på leverandørstyring og oppfølging».

Vi har søkt svar på spørsmålet om hva den optimale driftsformen er. Er det skytjenester hostet hos leverandøren? Er det hybrid sky? Også videre. IT i dag ser så annerledes ut enn IT i går, og jeg vil sørge for at vi hele tiden har en kostnadseffektiv og framtidssikret drift. Orange Business Services forsto med en gang hva vi spurte etter. De har tydelig fokus på teknisk kvalitet og en sterk forståelse for multisourcing og deres rolle i helheten. Dette innebærer også sluttkunden, som vil si kommunens medarbeidere, innbyggere og næringsdrivende. De kommer til å drifte alle sentrale systemer som er virksomhetskritiske for kommunens tusentalls medarbeidere.

Proaktivitet var avgjørende

Orange Business Services kommer til å ta hånd om Nacka kommunes virksomhetskritiske system, som inkluderer over hundre applikasjoner og databaser. At disse fungerer bra er en forutsetning for at kommunens ansatte skal ha tilgang til sine systemer, samt at innbyggere og foretak når kommunens digitale tjenester. April 2017 skal systemene være i full produksjon.

Nacka kommune hadde et ønske om å bli utfordret, noe som passer godt sammen med Orange Business Services arbeid. Orange Business Services kundeteam jobber proaktivt for å gå utenfor normen og utfordre sine kunders synsvinkel i alt fra teknologi, lisensiering, prosesser, test og utvikling m.m.

Med denne tilnærmingen finner kunden og Orange Business Services sammen innovative løsninger som leder til konkrete virksomhetsresultater, som kostnadsbesparelser, økt stabilitet i applikasjoner, bedre svartider og til og med nye tjenester. Dette skaper stor tillit, og det er dette som gjør Orange Business Services så unike.

7 tips til andre kommuner:

Fra Mats Bohman og Lotta Nordström:

  1. Gjør hjemmeleksen din så du vet hva som skal anskaffes
  2. Kartlegg hvordan markedet ser ut. Ha tydelig dialog med mulige leverandører
  3. Tenk over hvilke deler av deres totale IT-leveranse som virkelig lønner seg å outsource, og hvilke deler dere selv kan ta ansvar for
  4. La prosessen ta den tiden som er nødvendig
  5. Klargjør hvordan dere får høyest mulig fleksibilitet inn i en langsiktig avtale
  6. Forventer dere innovasjon? Hvordan får dere i så fall det inn i avtalen? Eller er det ikke effektivt at innovasjonsforventningene er avtalt i en standardisert sourcingavtale?
  7. Spør dere selv; hva er den optimale driftstjenesten, som samtidig er mest kostnadseffektiv?