Hvordan skalere raskt og trygt for å legge til rette for flere ansatte med hjemmekontor?

Noen ganger befinner en organisasjon seg i en kompleks situasjon som de ikke har en kriseplan for. Fører en krise til at mange flere ansatte må jobbe hjemmefra enn det dere hadde planlagt for? Blir støtten til Windows-versjonen som organisasjonen bruker, faset ut raskere enn forventet?

Innlegg av Chris van Werkhoven, teknologisjef for Login Consultants*

Jeg vil gjerne dele min visjon – med noen praktiske svar – på den hjemmekontor utfordringen vi står i nå.

Nå man legger kriseplaner, er det alltid vanskelig å beregne rekkevidden. Hva er omfanget, varigheten og responsen som skal legges til grunn i planleggingsfasen?

Kriseplaner har ofte vært basert på scenarioer med korte tidsrammer og mangel på tilgang, og har vært rettet mot å holde nøkkelarbeidere, for eksempel selgerne, aktive. Disse omfangsutfordringene var skjult bak kulissene. Så kom krisen som følge av Covid19-viruset. Denne krisen har gjort disse potensielle omfangsutfordringene til virkelighet – nå må organisasjoner ha alle sine ansatte på hjemmekontor i en lengre periode. Vi har måttet endre kurs veldig raskt.

Dette står i sterk kontrast til det typiske IT-scenariet der det annonseres at støtten til et operativsystem avsluttes, og man kan ta seg tid til å planlegge systematisk og sette inn trinnvise tiltak. Men se på den dagsaktuelle situasjonen: Plutselig jobber nesten hele selskapet hjemmefra – Hvordan skalerer du opp raskt, og er dette i det hele tatt mulig når det gjelder kapasitet uten å gå på akkord med sikkerheten?

Hvordan skalerer vi opp de virtuelle arbeidsplassene våre, og hvilken rolle kan skyen spille i dette?

Jeg har fått dette spørsmålet flere ganger de siste ukene, fra ulike organisasjoner i ulike situasjoner. Det er en felles tråd i historiene de forteller, og alltid er det de samme prinsippene som dukker opp.

Når organisasjoner utvikler arbeidsplasser, legger de en viss bruksbelastning til grunn. Hvis denne bruken øker eksponentielt – for eksempel fordi alle ansatte nå trenger å ha hjemmekontor – vil den planlagte kapasiteten i datasenteret ikke være lett tilgjengelig. Du kan ikke bare doble eller tredoble antall virtuelle arbeidsplasser uten at miljøet stopper opp, ettersom kapasiteten raskt blir overskredet.

Å øke hjemmekontor kapasiteten raskt for å møte dette nye behovet, er en utfordring.

  • En stor bankorganisasjon kan kanskje bruke eksisterende servere fra sin eksisterende serverklyngekapasitet.
  • For andre organisasjoner vil levering av ny maskinvare på kort sikt være en utfordring.

Tilgjengeligheten av servere for utleie eller kjøp er i likhet med munnbind et knapt gode. Å kjøpe ny maskinvare for å øke kapasiteten er et forsyningskjedemareritt nå, sidene lagrene med servermaskinvare er tømt. Dessuten, er det å kjøpe maskinvare den riktige forretningsavgjørelsen?

Kostnaden ved å investere for å møte et ekstremt kapasitetsbehov bør vurderes. Hvem vet hvor lenge behovet for ekstra kapasitet for VDI (virtuelle desktop) kommer til å vare, og hva skjer “etter krisen” med all denne ekstra kapasiteten?

La meg være tydelig: Jeg er overbevist om at skytjenester kan gi en rask, sikker og svært skalerbar løsning på det økte kapasitetsbehovet for VDI. Microsoft Azure kan for eksempel faktureres på en forbruksmodell justert til bruk per time. Mange av skyleverandørene tilbyr denne skalerbarheten, men vær oppmerksom ikke bare på muligheten til å skalere opp, men også muligheten til å avvikle raskt etter hendelsen.

Microsoft Azure-plattformen ble valgt til å tilby en britisk-basert offentlig organisasjon mer enn 15 000 nødarbeidsplasser i form av VDI. Plattformen tilbyr et miljø som raskt kan skaleres opp for å møte den umiddelbare etterspørselen og, viktigst, skaleres ned igjen etter krisen

Rask distribusjon av hjemmekontor-løsninger krever en annen prosjekttilnærming.

Jeg vil gjerne forklare hvordan den nye prosjekttilnærmingen fungerer, i to trinn som varer i noen uker:

  1. Minimumskrav for å være i drift med VDI
  2. Legge til forretningsapper i korte sprinter.

Trinn 1: Minimumskrav for å ha VDI (virtuelle arbeidsplasser)  i drift

Vi begynner med å stille et viktig spørsmål: Hva er minimumskravet til VDI løsningen for at organisasjonen kan være i drift? Med denne minimumsdefinisjonen av arbeidsplassen kan en betydelig andel av de ansatte utføre sine hovedoppgaver og være produktive.

Vanligvis er dette den grunnleggende funksjonaliteten, for eksempel med fem kjerneprogrammer, men uten dusinvis av spesielle og ofte komplekse apper som brukes i organisasjonen.

Hvordan avklarer man dette?

Først må vi ha en klar og konsis samtale med lederne i bedriften for å spørre: «Hva er den grunnleggende kjernefunksjonaliteten som gjør det mulig for de ansatte å være produktive?

Deretter trengs koordinering med sikkerhetsteamet. En gjennomgang i samarbeid av bedriftens prosedyrer er nødvendig for å sørge for en praktisk sikkerhet som er optimal under omstendighetene.

Hva er resultatet da?

Arbeidsplassen som vi tilbyr organisasjoner i henhold til vår nye arbeidsmetode er standard CIS-1-kompatibel.

Vi bruker en slags bypass-løsning for å unngå de vanlige og langsiktige endringsprosessene, for å virkelig oppnå mye på kort tid. Løsningen må være hensiktsmessig, kall det gjerne en “praktisk, handlekraftig nødløsning”. Når vi har dette på plass, kan vi gå videre raskt.

Jeg er overbevist om at det er en ansvarlig tilnærming, med rimelige kontrollmekanismer for optimal sikkerhet på et grunnleggende nivå – med et mandat fra kunden og dennes Change Control Board.

Fra null til et produksjonsmiljø.

Hvordan er dette mulig?

Denne suksessen avhenger av en akselerasjon av konstruksjonen ved bruk av standard byggeklosser. Tenk på velprøvde elementer, for eksempel bildeoppskrifter for Windows 10, 2016-server og 2019-server med tuning-komponenter og beste praksis der vi reduserer muligheten for feil.

Videre bruker ekspertene våre ulike verktøy i programvarepakken til Login VSI, og muligheten til å automatisere og overvåke blir introdusert helt fra starten av. Jeg ser at det ikke bare gir store muligheter for å akselerere byggeprosessen, men også for å ta det raskt inn i BAU-ledelsen.

På denne måten kan det nye miljøet også være i drift raskt, med gode løsninger for oppdateringer og overvåking.

Trinn 2: Legg til apper med raske, korte sprinter

  • Etter oppstart blir de følgende ukene også godt brukt.
  • Med raske scrum-sprinter kan prosjektteamet legge nye applikasjoner til på hjemmekontor løsningen daglig.
  • Vanligvis vil hver enkelt app bli testet, validert og brukertestet før distribusjon.
  • I denne krisesituasjonen bruker vi app-pakker i korte sprinter.
  • Vår erfaring viser oss at VDI, den virtuelle arbeidsplassen kan bygges i en periode på tre uker med 80-90 prosent ferdigstillelse.
  • Dette gjør det mulig å levere arbeidsfunksjonalitet til alle ansatte raskt, og dermed legge til rette for hjemmearbeid.
  • Jeg vil gjerne påpeke en viktig betingelse for at dette skal lykkes.
  • Bygge et godt testmiljø

Det må være et akseptmiljø der kunden kan validere funksjonen til et program før det frigis til produksjon.

Mange test- og aksept miljøer jeg har sett er basert på prinsippet om å “gjøre den samme endringen i flere isolerte miljøer “. Ulempen med denne tilnærmingen er at miljøene er forskjellige, slik at testresultatene ikke er helt pålitelige. Tilnærmingen vi velger er å gjøre test- og akseptmiljøet til en integrert del av produksjonsmiljøet der “iscenesettelse” bringes inn i produksjonen. Denne metodikken er en standard del av vår tilnærming.

Konklusjon

En ting kundene bør vurdere er å bruke tid og oppmerksomhet på å “utvide” hjemmekontor kriseplanene. Ikke tenk kun på branner eller andre katastrofer, men vurder alt som kan forstyrre virksomheten i lengre perioder.

Selv da må slike planer ha et raskt alternativ til standard IT, med et Azure- eller skymiljø som er sikkert, og en praktisk plan for rask oppskalering. Virtuelle skrivebord kan være en del av kriseplanleggingen din med tanke på en krise som koronaviruset.

Denne proaktive planleggingen bidrar til å holde organisasjonen fleksibel og klar til å håndtere fremtiden, uansett hva den bringer.

Og vit dette: med riktig støtte kan skyen være din allierte.

*Login Consultants er et selskap i Orange Business Service hvor også Orange Business Services er en del av.