Fire hindringer for innovasjon på arbeidsplassen – og hvordan vi kan håndtere dem

Mye av det som i dag virker selvfølgelig på den digitale arbeidsplassen, har blitt til nærmest uten at vi har lagt merke til det. Hvis du skulle startet et nytt selskap i dag og hadde muligheten til å revurdere alt, ville du sannsynligvis ikke implementert de løsningene du har nå. Arbeidsplassen din har utviklet seg naturlig over tid, og noen elementer ved denne arbeidsplassen har blitt til hindringer som står i veien for innovasjon. I dette blogginnlegget går Chris van Werkhoven, som er teknologidirektør i Login Consultants*, gjennom noen slike hindringer og forklarer hvordan vi kan håndtere dem.

Tidene endrer seg

Når organisasjonen din vokser, gjør IT-miljøet også det. Løsninger som fungerte for noen år siden, er kanskje ikke det beste alternativet lenger. Mange organisasjoner bruker for eksempel VPN-klienter – som en gang var den perfekte løsningen for medarbeidere som jobbet hjemmefra en gang iblant. Start-menyen i Windows er godt integrert i mange selskaper, selv om den ikke nødvendigvis er den beste måten å presentere applikasjoner til brukerne lenger. Selv om organisasjonen fortsatt bruker eldre programmer som kun fungerer med Windows, finnes det andre løsninger. Til slutt har vi måten bærbare PC-er og andre enheter klargjøres for bruk på: Dette trenger ikke håndteres av IT-avdelingen lenger. Vi går derfor til sakens kjerne og tar en nærmere titt på fire hindringer som står i veien for innovasjon på arbeidsplassen.

Første hindring: VPN-klienter

Mange selskaper lar de ansatte koble seg til bedriftsnettverket hjemmefra ved hjelp av VPN-klienter. Hvis vi ser bort fra det faktumet at VPN-klienter kun kan brukes på utstyr som eies av bedriften, er ulempen ved denne typen VPN-tilkobling at all nettverkstrafikk må innom kontoret. Dette kan ha stor innvirkning på ytelsen der alle VPN-klientene møtes. Det fungerte bra før koronapandemien, da folk bare jobbet hjemmefra en gang iblant, men nå som så mange jobber hjemmefra på plattformer som Microsoft Teams eller Zoom, er det ikke lenger et levedyktig alternativ. Det er for eksempel nesten umulig å holde et stort videomøte med hundrevis av deltakere hvis de fleste er logget inn via en VPN-klient. Siden alle videoene først må innom bedriftsnettverket, er sannsynligheten stor for at hele møtet fryser. Dere kan selvsagt optimere routingen, slik at Teams-trafikken ikke stopper opp, men poenget er at når dere bruker VPN-klienter, later dere som om dere er på kontoret. Dette er gammel teknologi utviklet for bruk nå og da – og slik fungerer det jo ikke i dag.

Andre hindring: Modellen for levering av applikasjoner

Modellen for levering av applikasjoner og måten man presenterer applikasjonene for brukerne på, har i mange år vært integrert i Start-menyen. Det betyr igjen at man er avhengig av å bruke et Windows-skrivebord. Mange brukere synes at dette er praktisk … Start-menyen i Windows, snarveiene og H:\- eller Y:\-stasjonene er jo kjent territorium for mange ansatte, særlig i de litt eldre årsklassene. Motstand er ofte den største hindringen for organisasjoner som vurderer å bytte til noe annet. Men det er også vanskelig å bevege seg bort fra filintegrering med referanser til stasjonsbokstaver. Bare tenk på makroer og skripter.

Tredje hindring: Eldre applikasjoner

Hvis man fremdeles er avhengig av gamle applikasjoner som bare kjører på Windows, for kritiske forretningsprosesser, er også det en grunn til å utstyre de ansatte med Windows-enheter. Hvis applikasjonen i tillegg bare kjører på én bestemt eller en gammel versjon av Windows, kan dette virkelig være en hemsko. I tillegg vil forskjellige plugin-moduler i ulike versjoner samt installasjonsrekkefølgen – som ofte viser seg å være viktig – lage et økosystem av forbindelser som det kan være vanskelig å løse opp i. Én enkelt  eller en liten gruppe applikasjoner kan derfor utgjøre en hindring for innovasjon.

Fjerde hindring: Hvordan utstyret klargjøres

Tradisjonelt er det IT-avdelingen som klargjør nye bærbare PC-er og andre enheter for bruk. Dette innebærer ekstra arbeid og tar opp mye tid, til frustrasjon både for den ansatte som venter, og for IT-personalet. Det verste er imidlertid at alt må gjøres på nytt for hver enhet og hver bruker hvert tredje år. For ikke å snakke om når bærbare PC-er krasjer eller må installeres på nytt på grunn av Windows-erosjon. Å klargjøre bærbare PC-er og annet utstyr på denne måten er rett og slett gammeldags. Det betyr dessuten at du må kunne alt om enhetene for å kunne yte skikkelig brukerstøtte.

Løsningen

Det finnes en løsning på ethvert problem, og disse hindringene er ikke noe unntak.

Koble sammen applikasjoner, ikke enheter

Erstatter man tradisjonelle VPN-klienter med PerAppVPN, MicroVPN og tilgang uten VPN, kobler man ikke lenger enkeltenheter til bedriftsnettverket, men enkeltapplikasjoner til bestemte serverdeler. Dette er ikke bare sikrere, det er også mye lettere å oppskalere. Hvis du kobler applikasjon xyz til serverdelen, samtidig som du for eksempel bruker Microsoft Teams, får trafikken fra Teams tilgang til internett uavhengig av virksomhetens VPN-tilkobling. I stedet for én løsning som passer alle, kan dere altså bruke mikrotunneler for hver enkelt applikasjon. Dette er også langt sikrere fordi andre applikasjoner på enheten, for eksempel skadeprogrammer, ikke vil kunne nå fram til serverdelen.

Lag et springbrett

Hvis dere tilbyr applikasjonene i en portal, kan man ta et endelig farvel med Start-menyen i Windows. Velger man dette alternativet, er man ikke lenger bundet av et Windows-sluttpunkt for å kunne bruke applikasjonene. Man kan lage et slags springbrett for applikasjonene som inneholder de funksjonene brukeren faktisk trenger. I tillegg vil portalen se likt ut på alle enheter, uansett om det dreier seg om en Windows-PC eller en MacBook.

Publiser eldre applikasjoner i skyen

Hvis man bruker eldre applikasjoner, kan man kjøre dem i skyen som publiserte applikasjoner. Man kan også drifte en publisert applikasjon i virksomhetens eget datasenter ved hjelp av VMware eller Citrix. Hvis man fjerner den aktuelle eldre applikasjonen fra arbeidsplassen og i stedet bruker den som en publisert applikasjon, vil den ikke lenger stå i veien for innovasjon på arbeidsplassen.

La brukerne installere nye enheter selv

Takket være moderne administrasjonssystemer kan man nå ganske enkelt sende nye enheter hjem til brukerne. De logger seg på med brukeropplysningene sine, og enheten finner selv veien inn til bedriftsnettverket. Den bærbare PC-en blir deretter utstyrt med de riktige applikasjonene, sikkerhetsløsningene og oppdateringene som kreves for å oppfylle gjeldende samsvarskrav – alt sammen via internett. Det betyr ikke bare at brukere kan gjøre installasjonen selv når det passer dem, det åpner også for andre muligheter, for eksempel å bruke andre enheter, som en MacBook eller Chromebook.

Vil du vite mer?

Det er mange beslutninger som må tas når man skal utforme et smart og fremtidsrettet miljø for digital samhandling. Heldigvis er vi her for å hjelpe deg. Avtal et møte med vår innovasjonsveileder, eller ta kontakt med oss. Vi hjelper deg gjerne – også på avstand!

*Login Consultants er et datterselskap i Orange Business Services gruppen