Waarom de ideale digitale werkplek afhankelijk is van adoptie – 3 stappen naar succes
Vandaag de dag staat werkplekinnovatie bij veel organisaties hoog op de agenda. Niet zonder reden, want de werkplek speelt immers een belangrijke rol in de productiviteit van de medewerker. Om hen optimaal te ondersteunen en een optimale medewerkerservaring te bieden, is uiteraard de implementatie van een flexibele werkplekinfrastructuur noodzakelijk. Maar ook de juiste adoptie onder medewerkers is cruciaal. In deze blog vertelt onze partner Mixit, specialist in adoptie, waarom adoptie zo belangrijk is en welke elementen aan de basis staan van een succesvolle adoptie.
Help, een nieuwe werkplek!
Het gebeurt zelden dat medewerkers meteen van het begin verknocht zijn aan hun nieuwe digitale werkplek. In eerste instantie is het allemaal veel te omslachtig en ingewikkeld. Omdat ze bijvoorbeeld door allerlei functionaliteit moeten ploegen die ze voor hun eigen rol helemaal niet nodig hebben. Daarom is een goede adoptiestrategie cruciaal.
Een digitaliseringsproject, zoals een nieuwe werkplek, is pas geslaagd als de medewerkers er ook echt van gaan profiteren en er enthousiast van worden. Hoe geraffineerd de nieuwe werkplek ook is, is veel minder belangrijk dan hoeveel leuker en makkelijker hun werk erdoor wordt. Het resultaat wordt beïnvloed door emoties, meer dan de meeste managers denken. Dat bepaalt in grote mate of teamleden daadwerkelijk gebruik maken van alle nieuwe digitale gereedschappen die hen geboden worden. Gewenning speelt daarbij een rol, maar ook of de oplossing echt doet wat het zou moeten doen. De werkplek moet niet alleen werken, hij moet ook werkbaar zijn.
Verplichtingen tot gebruik van een werkplek werkt alleen maar averechts. Gebrek aan adoptie is in essentie verspilling van de investeringen in een nieuwe werkplek.
Drie elementen van een succesvolle adoptie
Adoptie is eigenlijk het bereiken van de medewerker. Het doel is dat ze hun eigen taken beter, sneller en leuker kunnen uitvoeren. Dat het samenwerken en de communicatie met andere medewerkers ten volle is gefaciliteerd. De waarde die de digitale infrastructuur hen brengt dient effectief te worden gecommuniceerd. De benodigde vaardigheden moeten snel en effectief overgedragen worden. Dat vraagt om meer dan alleen het uitleggen van de verschillende functionaliteiten of het opzetten van een stappenplan voor veelvoorkomende handelingen. Het gaat erom dat medewerkers de oplossing vertrouwen.
Meestal zijn medewerkers sceptisch. Dat is niet vreemd: hun persoonlijke succes binnen de organisatie -en daarmee het succes van de organisatie zelf- hangt immers af van de nieuwe omgeving. Mensen houden niet van plotselinge verandering. De volgende uitgangspunten helpen om de verandering, de adoptie van de werkplek, in goede banen te leiden:
1. Laat adoptie niet alleen aan de IT-afdeling over
De neiging bestaat om het IT-team de opdracht te geven om de medewerkers klaar te stomen voor de nieuwe werkplek. Hoewel dat zorgt voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheid, zorgt het vaak voor een beperkte uitleg van de digitale werkplek. De werkplek is meer is dan een verzameling functies en applicaties waar medewerkers gebruik van maken. Het IT-team kan inspireren, maar naast de IT-afdeling is het daarom belangrijk dat ook management en leidinggevenden binnen verschillende teams bekend zijn met de ins en outs, en vooral kunnen doorgeven hoe het de medewerker helpt in diens werkzaamheden.
2. De eerste indruk weegt zwaar
Medewerkers zijn ook interne klanten. De klant is koning, en het succes van een digitale werkplek hangt af van hoe positief ze erover zijn. De technische werking moet daarom vanaf het begin in orde zijn, zodat ze niet meteen tegen verstoringen aanlopen waardoor ze hun werk niet kunnen doen. Maar ze moeten ook weten bij wie ze terecht kunnen voor al hun vragen en uitdagingen. Dat alles vraagt op een aanpak die als positief wordt ervaren.
3. Neem medewerkers bij de hand
Niets is automatisch ‘intuïtief’, want niet iedereen is gewend om digitaal te werken. Het is aantrekkelijk om alle functies van de digitale omgeving meteen kenbaar te maken bij de medewerkers. Maar een overdaad aan informatie staat adoptie alleen maar in de weg. Een goed begin is om te beginnen met de voor de medewerker meest tijdbesparende functies, om ze zo de rest van de omgeving in te laten rollen.
Behoeften veranderen
Organisaties die een grote investering doen, verwachten -terecht- dat deze nog vele jaren meegaat. Maar digitale werkplekken zijn absoluut geen ‘fire and forget’-implementaties. Menig manager verslikt zich daarin. De omgeving die een paar jaar terug met veel tamtam is binnengehaald, wordt amper meer gebruikt. Terwijl de kosten gewoon doortikken, mijden de medewerkers de tools waar ze eerst nog zo enthousiast over waren.
Omdat behoeften en ambities veranderen, is het bij digitalisering zeer belangrijk dat dit daadwerkelijk meegroeit. Zonder plan of idee hoe het verder moet, veroudert de omgeving vanaf dag 1. De waarde neemt af, en daarmee ook de interesse van de medewerker. Digitalisering is dus een continu proces dat vraagt om een vorm van governance. Een effectieve manier om dat te doen is door de werkplekoplossing niet te zien als monolitisch geheel.
Vaak is het een verzameling van oplossingen die op een uitgedachte manier aan elkaar zijn gekoppeld. Dat betekent ook dat ieder van deze onderdelen afzonderlijk kan worden benaderd. Per applicatie, maar bijvoorbeeld ook per rol of per persona, kan worden gekeken of de deeloplossing nog wel voldoet.
Wanneer is de adoptie geslaagd?
Een succesvolle adoptie is op het eerste gezicht niet eenvoudig te meten. Het gebruik zegt op zichzelf weinig over hoe de digitale werkplek de mensen en de organisatie helpt. Medewerkers willen vooral prettig en leuk kunnen werken. Voor de organisatie is het vooral belangrijk om succesvol en slagvaardig te zijn. Dat kan pas als de medewerkers goed in hun vel zitten.
Daarom is het belangrijk om naast het gebruik ook de Net Promotor Score intern te volgen: zouden de medewerkers de digitale tools ook aanraden aan anderen? Het derde te meten element is de vraag of het daadwerkelijk de verwachte productiviteit en tijdswinst oplevert?
Deze succesindicatoren zeggen echter alleen iets als van tevoren is bedacht wat het doel is. Een adoptie is geslaagd als vooraf concreet gedefinieerde doelen worden behaald.
Deze blog is mogelijk gemaakt door onze partner
Meer info
Zoek je een partner die een toekomstbestendige digitale werkplek kan implementeren die aansluit bij de behoeften van je medewerkers?
Neem contact met ons op en wij helpen je graag.