Microsoft Teams Einführung im Unternehmen bei Ganter Norm 

Eine effiziente und flüssige Kommunikation stellt eine der Grundvoraussetzungen für eine hohe Produktivität in einem Unternehmen dar. Der Hersteller von Normelementen Ganter Norm aus Furtwangen hat sich dazu entschieden, hierfür Microsoft Teams 365 zu verwenden. Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform erlaubt es den Mitarbeitern, wichtige Informationen auszutauschen und gemeinsame Projekte zu verwirklichen. Auch für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern ist dieses Werkzeug sehr praktisch. Daher stellte die Microsoft Teams Einführung im Unternehmen von Ganter einen wichtigen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie dar. Für diese Aufgabe hat Ganter Norm den Service von Login Consultants genutzt. Das führte zu einer schnellen und reibungslosen Umsetzung. Außerdem führte die professionelle Beratung zu einer perfekten Abstimmung der einzelnen Lizenzen. Diese Case Study stellt vor, wie die Umsetzung dieses Projekts ablief und wie es die Kommunikation bei Ganter Norm verbessert hat.

Die Geschichte von Ganter Norm

Die Ursprünge von Ganter Norm gehen auf das Jahr 1894 zurück. Damals gründete Otto Ganter in Furtwangen im Schwarzwald eine kleine mechanische Werkstatt. Innovation und Erfindergeist prägten das Unternehmen bereits in den Anfangstagen. Es begann 1912 damit, Bedienelemente zu standardisieren. Wie innovativ diese Idee war, zeigt sich daran, dass die Deutsche Industrienorm (DIN) erst einige Jahre später eingeführt werden sollte. Ganter nahm daher eine Vorreiterrolle in diesem Bereich ein. Auch die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens ist beeindruckend. Am Stammsitz sind mittlerweile rund 400 Mitarbeiter beschäftigt. Durch eigene Niederlassungen oder durch Vertriebspartner ist Ganter Norm in mehr als 60 Ländern präsent. Dennoch hat das Unternehmen seine familiären Strukturen beibehalten. Die Nachkommen des Firmengründers leiten den Familienbetrieb mittlerweile in der vierten Generation.

Ganter zählt im Bereich der Normelemente-Hersteller weltweit zu den führenden Anbietern. Diese Bauteile sind in mehr als 60.000 Varianten verfügbar. Die Lieferung erfolgt bei 85 Prozent der Produkte innerhalb von 24 Stunden. Daher erhalten die Kunden ihre Produkte umgehend. Zudem profitieren sie von einer hervorragenden Qualität und von einer beeindruckenden Produktvielfalt. Um diese Führungsrolle einzunehmen und über mehr als ein Jahrhundert hinweg zu behaupten, sind ständige Innovationen unverzichtbar. In diesem Rahmen hat sich Ganter Norm dazu entschlossen, seine Kommunikationsstrukturen zu erneuern. Auf diese Weise konnte das Unternehmen die Effizienz in diesem Bereich deutlich verbessern und die internen Digitalisierungsprozesse vorantreiben.

Die Herausforderungen, mit denen Ganter Norm vor der Nutzung von Microsoft Teams 365 konfrontiert war

Für Ganter Norm ist eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit von großer Bedeutung. Das liegt zum einen an dem großen Firmengelände, auf dem die Fertigung und die Entwicklung der Normelemente stattfindet. Dieses führt zu einer räumlichen Trennung zwischen den Mitarbeitern. Wenn diese ein gemeinsames Projekt durchführen oder sich bei ihren Aufgaben untereinander abstimmen müssen, ist es deshalb nicht möglich, dies im direkten Gespräch zu klären. Deshalb ist hierfür ein geeignetes Kommunikationsmittel erforderlich. Zum anderen sind viele Projekte nicht auf den Firmensitz in Furtwangen beschränkt. In vielen Fällen kommt es zu einer intensiven Kooperation mit den internationalen Partnern des Unternehmens. Auch hierbei ist eine effiziente Kommunikation unverzichtbar.

Vor der Umsetzung dieses Projekts verwendete Ganter Norm eine traditionelle Kommunikationsplattform. Diese nutzte nicht alle Möglichkeiten, welche die Digitalisierung in diesem Bereich bietet. Beispielsweise gab es keine Chat-Funktion. Das beeinträchtigte den Austausch von Informationen erheblich. Um die Kommunikation effizienter zu gestalten, entschied sich Ganter Norm für die Einführung eines neuen, digitalen Systems.

Warum Ganter Norm sich für die Nutzung von Microsoft 365 entschieden hat

Die Implementierung einer neuen Kommunikationsplattform gehörte zu den strategischen Zielen, die sich Ganter Norm im Rahmen der Digitalisierung gesetzt hatte. Es kommt hinzu, dass die Notwendigkeit einer solchen Maßnahme durch die Corona-Pandemie noch offensichtlicher wurde. Die Kontaktbeschränkungen gestalteten die traditionelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern deutlich schwieriger, sodass hierfür neue Lösungen erforderlich wurden.

Bei der Umsetzung der neuen Kommunikationsstrategie entschied sich Ganter Norm für Microsoft 365. Unter dieser Bezeichnung vertreibt Microsoft ein umfangreiches Paket an verschiedenen Tools und Services. Für die Kommunikation bei Ganter Norm stand die Kommunikationsplattform Microsoft Teams im Mittelpunkt. Diese erlaubt es, Video-Anrufe durchzuführen, Chatnachrichten zu versenden und Notizen zu gemeinsamen Projekten zu erstellen. Um das Potenzial dieser Software voll zu nutzen, ist es jedoch notwendig, sie mit weiteren Diensten von Microsoft zu kombinieren. Beispielsweise ist die Nutzung von OneDrive for Business sinnvoll. Dabei handelt es sich um einen Cloud-Speicher, der es erlaubt, persönliche Dokumente zu speichern und gemeinsam mit anderen Mitarbeitern zu bearbeiten. Auch die Verwendung von OneNote ist sehr zu empfehlen – als digitaler Notizblock, für Besprechungsprotokolle und für eine schnelle Notiz bei Telefonaten. Dieses Tool eignet sich sehr gut für ein gemeinsames Brainstorming – selbst wenn sich die beteiligten Fachkräfte an unterschiedlichen Orten aufhalten. Mit Microsoft Planner ist es möglich, Termine und gemeinsame Ressourcen zu verwalten. Auch das erleichtert die Zusammenarbeit. Die Verwendung von Microsoft Delve bietet ebenfalls zahlreiche Vorteile. Dieses Tool erleichtert die Koordination bei großen Projekten und das Sichten der digitalen Visitenkarte der Kollegen. Auch die Suche nach Dokumenten wird dadurch deutlich beschleunigt: Man muss nur noch wissen, wer das Dokument erstellt hat. Es gibt dem Anwender einen direkten Zugriff auf alle Dokumente, die für ihn gerade von Bedeutung sind. Dabei personalisiert das Programm die Inhalte – basierend auf den eigenen Aktivitäten und den Tätigkeiten der übrigen Mitarbeiter. Zusammenfassend hat sich Ganter Norm für die Nutzung der folgenden Dienste entschieden:

– Microsoft Teams

– OneDrive for Business

– Delve

– Planner

– OneNote

Wie lief der Entscheidungsprozess ab?

Ganter nutzte bereits vor der Einführung der neuen Kommunikationsplattform die Citrix VDI Umgebung. Dabei handelt es sich um eine Lösung für die Bereitstellung und das Management von Desktops und Anwendungen. Aus diesem Grund entschied sich Ganter Norm bereits vorab für die Verwendung von Microsoft 365. Deshalb ging es beim Auswahlprozess nicht mehr darum, eine passende Software zu finden, sondern nur noch um einen geeigneten Dienstleister. Daher war die Entscheidung für Login Consultants von Anfang an naheliegend. Als einer der führenden Anbieter für die Einführung von Microsoft Teams und die Optimierung von M365-Diensten handelte es sich hierbei um ein Unternehmen, das für die Implementierung selbstverständlich im Blickfeld stand.

So kam es im Oktober 2021 zu einer ersten Vorstellung der Möglichkeiten für die Umsetzung. Da Login Consultants hierbei ein überzeugendes Konzept vorlegte, kam es rund zwei Monate nach dem Pitch zur Auftragsvergabe.

Gründe für die Entscheidung für Login Consultants

Bereits vorab war Login Consultants einer der aussichtsreichsten Kandidaten für die Umsetzung. Neben der Spezialisierung auf Microsoft-Produkte stellte die langjährige Erfahrung bei der Implementierung von Microsoft 365 und der Migration der entsprechenden Dienste einen der entscheidenden Beweggründe für diese Wahl dar. Auf diese Weise wissen die Verantwortlichen genau, wie sie ein solches Projekt planen und umsetzen müssen. Das ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf.

Die unternehmensorientierte Umsetzung von Microsoft Teams in Unternehmen anhand eines Schaubilds dargestellt.

Einen großen Einfluss auf die Entscheidung über die Auftragsvergabe hatte auch der userzentrierte Ansatz, den Login Consultants bei solchen Projekten umsetzt. Dieser Dienstleister implementiert keine Standardlösungen, sondern wählt stets einen Ansatz, der sich genau an den Anforderungen der Anwender orientiert. Um diese zu ermitteln, führen die Mitarbeiter von Login Consultants detaillierte Interviews mit den Arbeitskräften des Auftraggebers durch. In diesem konkreten Fall befragten sie rund 20 Vertreter unterschiedlicher Fachbereiche bei Ganter. Das stellte sicher, dass alle Aspekte der Nutzung in die Erhebung einflossen. Die Interviews erfolgten im Rahmen von rund 30-minütigen Teams-Calls. Um sich gut vorbereiten zu können, erhielten die Mitarbeiter den Fragebogen außerdem bereits vorab. Die Fragen umfassten dabei viele verschiedene Aspekte der Anwendung. Beispielsweise mussten die Mitarbeiter angeben, welches Tool sie bislang für die Kommunikation verwendeten, wie die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten erfolgte und welche Erfahrung bislang bei der Nutzung von Microsoft 365 bestanden. Zudem sollten sie mitteilen, welche Art von Training sie sich für die Nutzung der neuen Dienste wünschen. Hinzu kamen Fragen zur Akzeptanz der neuen Technologie – beispielsweise auf welche Weise es möglich wäre, die übrigen Mitarbeiter für diesen Wandel zu gewinnen.

Typische Use Cases, die bei der Einführung von Microsoft Teams herangezogen werden nach Microsoft Tools geordnet.
Typische Use Cases in Unternehmen

Diese Vorgehensweise führt nicht nur dazu, dass das Unternehmen genau die Produkte verwendet, die die Mitarbeiter tatsächlich benötigen und die den Workflow verbessern. Des Weiteren stellt sie sicher, dass die Einarbeitung den Fähigkeiten und Wünschen der Mitarbeiter entspricht. Der userzentrierte Ansatz überzeugte die Entscheidungsträger bei Ganter, sodass sie den Auftrag an Login Consultants vergaben.

Besondere Merkmale der Leistungen von Login Consultants

Office 365 ist ein umfangreiches Paket, das aus mehr als 25 einzelnen Diensten besteht. In den meisten Unternehmen ist es jedoch nicht notwendig, all diese Angebote zu nutzen. Dennoch erwerben zahlreiche Betriebe sehr umfangreiche Lizenzen in diesem Bereich. Darüber hinaus statten sie alle Anwender mit den gleichen Software-Produkten aus. Das führt dazu, dass es in den meisten Unternehmen viele Mitarbeiter gibt, die über Lizenzen verfügen, die sie überhaupt nicht verwenden. Das hat unnötige Kosten zur Folge. Um dieses Problem zu vermeiden, ist eine M365-Optimierung zu empfehlen.

Login Consultant ist Spezialist für diese Aufgabe. Der Anbieter hat hierfür ein ganzheitliches System entwickelt, das die Anforderungen der Anwender in den Mittelpunkt stellt. Benutzerinterviews dienen dazu, das Verhalten der Nutzer zu verstehen. Anhand dieser Informationen ist es möglich, genau die passenden Lizenzen auszuwählen, um die Produktivität zu steigern. Dennoch ist es durch dieses System möglich, auf unnötige Dienste zu verzichten. Das stellt einen optimalen Return on Investment sicher. Die Nutzerinterviews geben zudem die Leitlinien für die Umsetzung vor. Auf diese Weise ist es möglich, die Einarbeitung genau an den Anforderungen und den vorhandenen Kenntnissen der Anwender zu orientieren.

Wie Ganter Norm Microsoft 365 verwendet

Microsoft Teams hat die Möglichkeiten für die Kommunikation und die Kollaboration bei Ganter deutlich verbessert. Auf diese Weise steht den Mitarbeitern nun eine einheitliche Plattform zur Verfügung. Diese erlaubt zum einen die externe Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern. Teams ermöglicht es, normale Telefonanrufe oder Video-Anrufe mit anderen Teams-Nutzern durchzuführen. Darüber hinaus steht eine praktische Chat-Funktion zur Verfügung. Das führt zu einer effizienten Kommunikation. Zum anderen kommt Teams auch für die interne Kommunikation zum Einsatz. Auch hierbei sind Anrufe, Video-Gespräche und der Versand von Chat-Nachrichten möglich. Ein weiterer Aspekt besteht darin, dass die zusätzlichen Microsoft-Dienste eine einfache Zusammenarbeit sowie die Durchführung von Projekten erlauben. Über OneDrive for Business ist es beispielsweise möglich, Dokumente mit Kollegen zu teilen, gemeinsam daran zu arbeiten und im Anschluss einer größeren Gruppe in Microsoft Teams vorzustellen. Mit OneNote haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen zu entwerfen und sie gemeinsam mit den Kollegen durchzusprechen und weiterzuentwickeln.

Zusammengefasst handelte es sich bei der Einführung von Microsoft Teams 365 um einen weiteren wichtigen Schritt für die Digitalisierung bei Ganter Norm. Dadurch steht eine einheitliche digitale Plattform für die Kommunikation zur Verfügung. Diese vereinfacht die Zusammenarbeit, sie erleichtert den Austausch von Informationen und außerdem stellt sie eine hervorragende Grundlage für die Digitalisierung weiterer Unternehmensbereiche dar.

Das Ergebnis der Microsoft Teams Einführung

Die Einführung von Microsoft Teams führte bei Ganter Norm zu einer deutlichen Verbesserung der Kommunikation und der Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter können nun ganz einfach Nachrichten und Informationen austauschen. Microsoft Teams 365 führte im gesamten Betrieb eine schnelle und einfache Kommunikation ein, welche die Arbeit wesentlich effizienter gestaltet. Die Kollaborationsplattform ermöglicht außerdem eine transparente und effektive Ausführung interner Projekte – selbst wenn daran mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, die nicht im gleichen Büro arbeiten. Auch die Arbeit mit Dokumenten und Dateien ist wesentlich effizienter geworden. Diese legen die Mitarbeiter von Ganter Norm jetzt vorgangsbezogen genau dort ab, wo sie arbeiten. Darüber hinaus ist es ganz einfach geworden, die benötigten Dokumente zu finden.

Einer der entscheidenden Punkte, die zum Erfolg bei der Einführung der neuen Technik beigetragen haben, ist die hohe Nutzerakzeptanz. Diese ist im Bereich der Zusammenarbeit besonders wichtig. Sind die Anwender mit der Kollaborationsplattform nicht zufrieden, wählen sie häufig alternative Kommunikationsformen, was den Effekt zunichtemacht. Mit Microsoft Teams steht den Mitarbeitern bei Ganter Norm nun jedoch eine Plattform zur Verfügung, die die Kommunikation und die Zusammenarbeit bei der täglichen Arbeit stark erleichtert. Außerdem haben die Fachkräfte von Login Consultants die Mitarbeiter von Ganter Norm von Anfang an bei diesem Prozess mitgenommen und ihnen die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten genau erklärt. Das war einer der wesentlichen Gründe für den großen Erfolg bei der Umsetzung. Das bestätigt auch der Abteilungsleiter IT bei Ganter Norm:

“Login Consultants hat uns durch hohe Professionalität und sehr gutes Know-How überzeugt. Wir wurden von Projektstart bis Projektende sehr gut geführt und begleitet. Vielen Dank für die exzellente Arbeit.” Klaus Luft, Abteilungsleiter IT

Zusammengefasst handelte es sich bei der Einführung von Microsoft Teams 365 um einen weiteren wichtigen Schritt für die Digitalisierung bei Ganter Norm. Dadurch steht eine einheitliche digitale Plattform für die Kommunikation zur Verfügung. Diese vereinfacht die Zusammenarbeit, sie erleichtert den Austausch von Informationen und außerdem stellt sie eine hervorragende Grundlage für die Digitalisierung weiterer Unternehmensbereiche dar.

Implementierung von Microsoft 365 durch Login Consultants

Ganter Norm hat mit der Umstellung der Kommunikation im gesamten Unternehmen einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung umgesetzt. Dieser erhöht die Effizienz und ist für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens von großer Bedeutung. Login Consultants hat Ganter bei dieser Aufgabe unterstützt und die Dienste genau an die Anforderungen angepasst. Als erfahrener Dienstleister für Digitalisierungsprojekte ist dieser Anbieter ein optimaler Partner für solche Projekte. Da es sich hierbei um einen offiziellen Microsoft-Partner mit vielfachen Gold-Zertifizierungen handelt, erhalten Sie dabei außerdem Zugriff auf alle Produkte dieses Anbieters. Damit steht für vielfältige Aufgaben eine passende Software mit einer herausragenden Qualität bereit. Wenn Sie Ihre Unternehmenskommunikation digitalisieren möchten, lohnt es sich deshalb, ebenfalls die Dienste von Login Consultants zu nutzen. Auch wenn Sie weitere Projekte umsetzen möchten, die die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern und effizienter gestalten, wählen Sie damit einen kompetenten und zuverlässigen Partner. Nehmen Sie Kontakt auf, um weitere Details zur Microsoft Teams Einführung im Unternehmen und zu den übrigen Angeboten von Login Consultants zu erfahren.

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