Benutzerfreundlichkeit: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Arbeitsplatz

Seit einigen Jahren steckt der Arbeitsmarkt in einem regen Wandel: Ein Wechsel aus sich schnell ändernden Anforderungen und die Implementierung neuer Arbeitsweisen verlangt von Arbeitgebern die Fähigkeit zum schnellen Denken und den Einsatz flexibler Technologien.

Für den Aufbau einer widerstandsfähigen und agilen Belegschaft steht digitales Geschick im Mittelpunkt, um auch in Zukunft Herausforderungen und Veränderungen der Arbeitsstrukturen zu meistern. Es ist nötig, um sich an wandelnde Marktbedingungen und an unterschiedliche Wettbewerber anzupassen. Des Weiteren versetzt es Unternehmen gleichermaßen in die Lage, im Falle einer notwendigen Expansion oder Verkleinerung des Betriebs rechtzeitig reagieren zu können.

Während in der Vergangenheit die Benutzerakzeptanz bei der Suche nach passenden Lösungen von IT-Teams häufig als zweitrangig betrachtet wurde, ist sie mittlerweile stark in den Mittelpunkt gerückt, wenn es um die Auswahl zufriedenstellender Technologien geht. Schließlich ist die Nutzung aller Funktionen eines technischen Werkzeugs nicht nur für eine angemessene Investitionsrendite notwendig – von einer ausreichenden Benutzerfreundlichkeit hängt vielmehr der gesamte Erfolg der neuen Arbeitsweise ab.

Die Herausforderungen von heute als Arbeitgeber bewältigen 

Für die Veränderung bisheriger Arbeitsmodelle hin zu einem vorwiegend digitalen Arbeitsbereich lassen sich für Sie als Arbeitgeber zukünftig drei zentrale Herausforderungen zusammenfassen:

  • die Bewerkstelligung der Kosten für den laufenden Betrieb,
  • die Verbesserung der Produktivität und eine Gewährleistung der Arbeitskontinuität für Ihre Arbeitnehmer sowie
  • die Bereitstellung einer ausreichenden Benutzerfreundlichkeit für eine qualitativ hochwertige Mitarbeitererfahrung

Bisher wurden diese drei Herausforderungen zumeist aufgesplittet und voneinander getrennt behandelt. Dabei wurde nicht berücksichtigt, wie sich Veränderungen in einem der einzelnen Bereiche auf die anderen auswirken könnten. Mit der zunehmenden Nachfrage nach digitaler Transformation wächst jedoch die Erkenntnis, dass all diese Bereiche untrennbar miteinander verbunden sind und die passenden Technologien zu erfolgreichen Lösungen beitragen können.

Die Entscheidungsträger des IT-Betriebs stehen daher vor der Aufgabe, technische Lösungen bereitzustellen, die zur Bewältigung dieser Themen dienen. Ebenso müssen sie sich gleichermaßen mit einem beträchtlichen Altbestand befassen, der sich im Unternehmen angesammelt hat. Auch wenn in einigen Fällen die richtigen Werkzeuge zwar bereits vorhanden sind, sind viele Arbeitgeber jedoch noch damit beschäftigt, den digitalen Arbeitsbereich Stück für Stück neu zu gestalten.

Unternehmen, die dabei auf einen nachhaltigen, flexiblen Arbeitsansatz setzen, können hier profitieren: Dieser vereint die Vorteile des digitalen Arbeitsbereichs – eine erhöhte Flexibilität, eine Verbesserung der Produktivität und Effizienz sowie geringere Betriebskosten. Darüber hinaus verbessert ein flexibleres Arbeitsumfeld die heute so entscheidende Mitarbeitererfahrung und erhöht somit wiederum die Attraktivität von Ihnen als Arbeitgeber: ein wichtiger Weg, um Unternehmen dabei zu helfen, wertvolle Talente zu rekrutieren und zu halten, um Ihr Geschäft auszubauen.

Wie schafft man einen zukunftssicheren digitalen Arbeitsplatz, der von Mitarbeitern mitgetragen wird?  

Ein gut durchdachter digitaler Arbeitsplatz soll neue und effektive Arbeitsweisen bieten, die das Engagement der Mitarbeiter verbessern und somit zu mehr Produktivität unter den Arbeitnehmern führen. Dabei wird der schnelle technologische Wandel, der den aktuellen Arbeitsmarkt bestimmt, von Gartner als den „neuen Kern der Arbeit“ bezeichnet, mit dem sich die Mehrheit der Arbeitgeber nun auseinandersetzt.

Laut einer Studie von Avaya aus dem Jahr 2020 überdenken 72% der Unternehmen ihre Arbeitsbereiche aufgrund der zunehmenden Veränderungen durch COVID-19 neu. Dabei ist für 77% der Arbeitgeber die Benutzerfreundlichkeit für ihre Mitarbeiter in der Umgestaltung der Arbeitsprozesse bereits von hoher Bedeutung.

Aufschluss über die Wichtigkeit nutzerfreundlicher Technologien gibt der Tuesday Report von Pega aus 2018: Der Studie zufolge ist die Fehlerquote von Arbeitnehmern, die pro Schicht mehr als 30 einzelne Anwendungen nutzen, um ihre Aufgaben zu bewältigen, zu 28% höher als bei denjenigen, die auf weniger einzelne Systeme zurückgreifen müssen. Zusätzlich dazu steigt die Tendenz, Fehler zu machen, auch bei der Verwendung unstrukturierter Anwendungen um 50% an.

Sollen neue technologische Werkzeuge den Arbeitsalltag erleichtern, ist es demnach essentiell, auf eine ausreichende Benutzerfreundlichkeit zu achten.

Was bedeutet das jedoch für Sie als Arbeitgeber? Entscheidend ist, dass Ihre Strategie eines digitalen Arbeitsbereichs mit Ihren Geschäftsergebnissen übereinstimmt. Eine enge Zusammenarbeit mit allen Interessensvertretern der einzelnen Geschäftsbereiche und der Personalabteilung hilft, die besten technischen Werkzeuge auszuwählen. So können Sie sich zudem direkt ein genaues Bild davon machen, wie die neuen Lösungen funktionieren werden. Für eine nahtlose Benutzererfahrung sollte der Fokus auf interoperablen Technologien liegen.

Im gleichen Zug darf nicht vergessen werden, dass es am Schluss Ihre Mitarbeiter sind, die die neuen Technologien nutzen werden. Umso wichtiger ist es daher, Arbeitnehmer in die Entscheidungsfindung miteinzubeziehen: Ohne deren Zustimmung kann ein digitaler Arbeitsbereich nur schwer erfolgreich sein.

Digitale Kompetenzen sind für effektive Arbeitsprozesse entscheidend  

Es ist klar, dass die Technologie die Arbeitswelt revolutioniert – dabei ist die Einrichtung digitaler Arbeitsbereiche jedoch nur der Anfang. Damit sich eine Investition in andere Arbeitsstrukturen für Sie als Arbeitgeber lohnt, müssen Mitarbeiter über die nötigen Fähigkeiten verfügen, die sie zur Nutzung der Anwendungen benötigen.  

Um von allen Werkzeugen umfassend zu profitieren, müssen Arbeitnehmer zunächst über alle möglichen Funktionen Bescheid wissen – sowohl von deren Existenz als auch darüber, wie sie diese effektiv für ihre Aufgaben nutzen können. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihren Mitarbeitern von Beginn an entsprechende solide Schulungen bereitzustellen, die die effektive Bedienung der Technologien aufzeigen.  

Fokus auf Benutzerfreundlichkeit  

Doch neben dem ausführlichen Onboarding-Prozess ist auch die Benutzerfreundlichkeit ein entscheidendes Merkmal: Sind die technologischen Werkzeuge Ihres Unternehmens nicht einfach zu bedienen, greifen Ihre Nutzer schnell auf inoffizielle Lösungen zurück, um Probleme zu umgehen. Passend dazu ergab die Work Your Way: Employee Survey von Citrix – die Mitarbeiterumfrage des Unternehmens Citrix – aus dem Jahr 2021, dass die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigt wird, wenn ihnen zu viele Tools zur Verfügung stehen, diese aber nicht zum effektivem Arbeiten beitragen.

Die genauen Ergebnisse lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • 64 Prozent der Mitarbeiter nutzen mehr Kommunikations- und Kollaborationstools als vor der Pandemie, und
  • 71 Prozent sagen, dass diese Tools die Arbeit komplexer gemacht haben.

Als Resultat sind viele Mitarbeiter bereits frustriert und wünschen sich eine einfachere Arbeitsweise, die von Technologien unterstützt wird, die Arbeitsprozesse reibungsloser gestalten. Im besten Fall passen sich diese an bisherige Arbeitsweisen an, anstatt neue Arbeitsgewohnheiten erforderlich zu machen.

Um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern, ist es daher von großer Bedeutung, den Arbeitsbereich aus Sicht der Benutzer zu vereinfachen. Die Implementierung eines Modern Workplace kann hier der Schlüssel zu mehr Benutzerfreundlichkeit sein.

Dieser bietet dem Mitarbeiter Zugriff auf alle Anwendungen, Daten und Tools unabhängig des von ihm verwendeten Geräts. Zudem kann auch die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens auf einheitliche Weise erfolgen. Für zusätzliche Nutzerfreundlichkeit können den Arbeitnehmern individuelle Berechtigungen zugewiesen werden, die sich an der jeweiligen Rolle im Betrieb orientieren. So werden auch nur die technischen Werkzeuge zur Verfügung gestellt, die für die effektive Erledigung anstehender Aufgaben benötigt werden.

Beachten Sie als Arbeitgeber, dass die Einführung eines Modern Workplace mit einer neuen Arbeitsweise einhergeht. Der Schwerpunkt liegt auf der Benutzerfreundlichkeit durch gründliche Schulungen und Anleitungen, um die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Ihr Weg zur mehr Benutzerfreundlichkeit   

Um einen digitalen Arbeitsbereich aufzubauen, der auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist, sind zunächst die IT-Betriebsteams gefragt. Sie müssen überlegen, ob sie intern über die nötigen Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen, um digitale Arbeitsbereichslösungen bereitzustellen, zu verwalten und darüber hinaus für mehr Benutzerakzeptanz zu sorgen. Darauf aufbauend sollten Sie es als Arbeitgeber in Betracht ziehen, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Diese kann eine erfolgreiche Bereitstellung des digitalen Arbeitsbereichs ermöglichen, die das gewählte Arbeitsmodell des Unternehmens unterstützt.